Projekt: DMS in der Verwaltung

Das Projekt zielt darauf ab, ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen, um die Dokumentenverwaltung in den Hochschulverwaltungsbereichen zu optimieren. Die bisherigen Papierakten sollen digital geführt werden. Dies soll Effizienz der Dokumentenverwaltung steigern, die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen erleichtern und die Servicequalität für Mitarbeiter und weitere Stakeholder verbessern.

• Digitalisierung und Automatisierung der Dokumentenworkflows in den Organisationseinheiten, beginnend mit Finanzabteilung und Personalabteilung.
• Zentralisierung und Vereinheitlichung der Dokumentenverwaltung, um Medienbrüche zu vermeiden und den Zugriff zu beschleunigen.
• Implementierung eines neuen Dokumentenmanagementsystems, das nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen der Hochschule integriert ist.
• Adaption der existierenden oder, falls erforderlich, Entwicklung der geeigneten, auf Verschlagwortung/Metadaten basierten, Systematiken für Akten und Dokumente der jeweiligen Teilprojekte.
• Migration aller als relevant ermittelten Papierdokumente in das DMS zur Reduzierung (ggf. Abschaffung) des physischen Lagerbedarfs.
• Schulung des Personals und der Benutzer auf das neue System / die neuen Systeme, um eine hohe Benutzerakzeptanz und korrekte Anwendung sicherzustellen.
• Erfassung und Abbildung der Workflows in den Bereichen Haushalt und Personalwesen.
• Transparenz beim Verbleib der Dokumente.